令和6年3月28日改正

内部統制システムの整備に関する決議

1.業務運営の基本方針

1. (1)当社は、経営の透明性向上とコンプライアンス重視の経営に徹するため、コーポレート・ガバナンスの一層の充実を図り、経営環境の変化に迅速に対応できる組織体制を構築することを経営の重要課題と位置づける。
2. (2)顧客・株主・従業員・地域社会等全ての利害関係者を十分念頭におきつつ、全役職員各人が常に高い倫理観を持ち、誠実・公正に業務を行うことを業務運営の基本方針とする。

2.当社及び当社子会社の取締役・使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

1. (1)当社および当社子会社の内部監査を担当する内部監査担当部署が、法令および定款に違反の疑義のある行為や不正等を発見した場合には、社長に報告するとともに、取締役会等の審議により、必要に応じて適切な対策を講じるよう勧告する。
2. (2)内部監査担当部署は、当社および当社子会社の内部監査に必要な手続き等について、規程を整備し、当該業務を明確にする。
3. (3)社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力および団体に対しては、これまでも断固とした姿勢で臨んで来たが、反社会的勢力および団体との取引関係の排除、その他一切の関係遮断を徹底するために必要な社内体制を整備する。
4. (4)情報処理業を営む当社として、その受託者責任を果たすため、『情報セキュリティ基本方針』をはじめとする基本方針ならびに関連諸規程やマニュアル等（以下｢社内規程等｣という）の整備を行い、役職員に対する指導、研修を通じて、コンプライアンスに対する実効性を高めるよう努める。

3.当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

1. (1)『文書情報管理規程』に従い、文書（または電磁的媒体）の種類ごとに保存期間、保存担当部署を定めるとともに、取締役及び監査役からの求めに応じて閲覧可能な状態にする。
2. (2)原則として、取締役及び監査役から閲覧の要請があった場合は、閲覧可能とする旨を『文書情報管理規程』上明確にする。

4.当社及び当社子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

1. (1)当社及び当社子会社（以下本号において「当社グループ」という。）のリスク　管理については、リスクの多様化・高度化とともに専門性が必要とされることから、リスク管理規程及び子会社管理規程に基づき、当社グループが管理すべきリスクの所在と種類を明確化した上で、各々のリスク毎に管理規程を整備し、各部署が分担して管理する体制の構築に努める。
2. (2)コンピュータシステムの障害や不正使用による損失ならびに当社が有する情報資産の漏えい、紛失、改ざん、破壊等による損失のリスクに対する安全対策については、『統合リスク管理規程』に基づくリスク管理のほか、『情報セキュリティ管理規程』や『システム運用規程』等に従い、定期的に外部のシステム監査を受けることにより当該リスクの管理を行う。
3. (3)自然災害、システム障害、情報漏えい、風評被害、犯罪及び事故等の多様なリスクについては、これらの被害を最小のものとするため、規程等を整備し、教育・研修を行い対応に努める。
4. (4)金融商品取引業者の財務の健全性の指標となる自己資本規制比率については、総合企画部が毎営業日ごとに算出し管理するほか、毎月末の比率については取締役会に報告する。

5.当社及び当社子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

1. (1)株式会社岡三証券グループ（以下「親会社」という。）にて策定された中期経営計画の方針に基づき、当社にて策定した具体的施策及び収支計画の達成に向けて、業務を執行する取締役は、実施すべき効率的な方法を決定する。
2. (2)取締役会を毎月開催し、各業務の執行の結果が報告され、状況によっては目標達成に必要な改善策を促す。

6.当社子会社の取締役の職務の執行にかかる事項の当社への報告に関する事項

当社は、当社子会社に対し、別途定める「子会社管理規程」に基づき、当社子会社の営業成績、財務状況その他の重要な情報について、当社への定期的な報告を義務づける。

7.当社グループ及び親会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

1. (1)当社は、経営上の自主性を保ちながら、親会社の方針を踏まえて、親会社の内部監査担当部署による定期監査を受けるとともに、親会社の内部監査担当部署と定期的に情報交換を行う。
2. (2)企業集団における重要な案件について 報告を行うことで効率的に業務の適正化を確保する。また、親会社を含むそのグループ企業との間で、親会社が定期的に主催する「グループ全体会議」、「グループリテール戦略会議」、及び「グループ経営管理会議」等に出席して、親会社のグループ経営に関わる事項等について情報を交換する。

8.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項

1. (1)監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合には、必要に応じて使用人を配置する。また、必要に応じ、総合企画部、内部監査部等と連携し、更なる効率的な監査が出来る体制の整備に努める。
2. (2)監査役補助使用人の人事異動、人事評価、懲戒処分については、監査役と協議して行う。
3. (3)監査役補助使用人は、他部署の使用人を兼務せず、監査役の指揮命令に従う。

9.上記8の使用人の取締役からの独立性及び指示の実効性確保に関する事項

監査役を補助すべき使用人の評価等人事に関する事項は、監査役の同意を得るものとする。また、監査役を補助すべき使用人は、監査役の指揮命令に基づき業務を遂行する。

10.当社及び当社子会社の取締役及び使用人が監査役に報告するための体制その他監査役への報告に関する体制

1. (1)取締役及び使用人は、監査役に対して法定の事項に加え、当社に重大な影響を及ぼす以下の事項について速やかに報告する。
   ①著しい損害を及ぼすおそれのある事項
   ②内部監査の実施状況及びリスク管理に関する重要な事項
   ③その他コンプライアンス上重要な事項


2. (2)監査役へ報告を行った取締役または使用人に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行わないものとする。

11.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

1. (1)監査役は、重要な意思決定の過程及び業務の執行状況を把握するため、取締役会等の重要な会議に出席または会議録等を閲覧し、必要に応じて取締役または使用人にその説明を求める。


2. (2)監査役は、各取締役及び重要な使用人からヒアリングの機会を必要に応じて随時設けるとともに、代表取締役社長、監査法人との間でそれぞれ定期的に意見交換会を開催する。
3. (3)監査役は、親会社の主催するグループ監査役等会議に出席し、監査に関する情報交換、勉強会等を通じて監査レベルの向上を図る。


4. (4)当社は、監査役がその職務の執行について、当社に対し、会社法第388条に基づく費用の前払いまたは債務の処理等の請求をしたときは、担当部署において審議の上、当該請求に係る費用または債務が当該監査役の職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用または債務を処理する。

以上